O vale-transporte é um benefício obrigatório que impacta significativamente a despesa das empresas. Administrar este benefício de forma eficiente é fundamental para garantir a segurança jurídica, evitar passivos trabalhistas e gerar economia de recursos.
Neste texto abordamos a gestão do vale-transporte, desde a escolha do benefício pelo colaborador até o desconto na remuneração, para que você possa fazer a gestão de maneira segura e eficiente, do jeitinho que nossos Motivers recomendam.
Boa leitura!
TERMO DE OPÇÃO PELO VALE-TRANSPORTE: O primeiro passo
Ao ser admitido, o colaborador deve preencher o termo de opção pelo vale-transporte. Nesse documento, ele declara se deseja receber o benefício e informa seu endereço residencial e as linhas de transporte público que utiliza para o deslocamento casa-trabalho.
No termo, o colaborador deverá firmar o compromisso de utilizar o vale-transporte exclusivamente para o deslocamento efetivo residência-trabalho e vice-versa. A declaração falsa e o uso indevido do vale-transporte constituem falta grave, passíveis de dispensa por justa causa.
A empresa deve avaliar o termo de opção e o comprovante de residência para garantir que as informações estejam corretas e que as linhas de transporte indicadas sejam compatíveis com o trajeto casa-trabalho do colaborador.
Alguns colaboradores podem desconhecer as opções de itinerário disponíveis ou os descontos para integração e bilhete unificado. Isso pode levar ao uso de transporte mais caro ou à compra de mais vales do que o necessário, aumentando os custos para a empresa.
O setor de benefícios deve estar atento às opções de transporte disponíveis e adequadas ao deslocamento dos colaboradores. É importante verificar as integrações ofertadas pelo poder público e orientar os colaboradores sobre a melhor opção, considerando a disponibilidade e o custo.
O termo de opção deve ser renovado em caso de mudança de endereço residencial, do estabelecimento empresarial ou das linhas de transporte público. Isso garante que o valor do vale-transporte seja adequado ao novo trajeto casa-trabalho.
A empresa deve manter arquivados todos os termos de opção e os termos de compromisso de utilização do vale-transporte. Essa documentação comprova que o benefício foi concedido de acordo com a escolha do colaborador e pode ser útil em caso de ações trabalhistas.
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GESTÃO DOS CRÉDITOS: O segredo da economia
Após a escolha das linhas e trajetos, a empresa deve adquirir os créditos de vale-transporte e fornecer o cartão ao colaborador.
A legislação exige que a empresa antecipe o vale-transporte ao colaborador. Por isso, a gestão do benefício permite que se identifique se o crédito antecipado foi efetivamente utilizado para o deslocamento casa-trabalho. Em caso de saldo não utilizado ou uso indevido, a empresa pode realizar o desconto.
A empresa pode recarregar o cartão com o valor exato necessário para o deslocamento do mês, caso haja saldo positivo do mês anterior. Esse é o nível básico da gestão dos créditos do vale-transporte.
Porém, a empresa pode se aprofundar ainda mais nessa gestão. Se o colaborador usar o vale-transporte em dias que não trabalhou ou para deslocamentos diferentes de casa-trabalho, a empresa pode descontar o valor indevidamente utilizado. Além disso, podem ser tomadas medidas disciplinares, como advertência, suspensão ou até mesmo a dispensa por justa causa.
Para uma gestão segura, a empresa deve ter provas do saldo no cartão e dos relatórios de utilização do benefício pelo colaborador. Isso garante que o crédito seja feito com o valor exato para o deslocamento casa-trabalho, descontando os valores não utilizados ou utilizados de forma indevida.
A Justiça do Trabalho entende que cabe à empresa comprovar a regularidade dos valores creditados e debitados do benefício do vale-transporte. A guarda dos documentos é fundamental para futura comprovação da legalidade da gestão adotada.
Para facilitar seu dia a dia, quando a gestão do benefício é feita por meio da plataforma Motiva, você acompanha o extrato de utilização do cartão online, gera relatórios por colaborador e ainda conta com a projeção de saldo automatizada.
GESTÃO DOS DESCONTOS: O débito se relaciona com o crédito
A empresa pode descontar do colaborador que utiliza vale-transporte o equivalente a 6% do seu salário básico, sem considerar adicionais ou vantagens. No entanto, existem exceções que as empresas nem sempre observam ao fazer o desconto.
A primeira exceção é que o desconto não pode ser superior ao valor do vale-transporte creditado. Por isso, a empresa precisa ter cuidado ao gerenciar o crédito. Se o valor creditado for menor que 6% do salário-básico do colaborador, o desconto será apenas o valor creditado.
A segunda exceção é que o desconto é proporcional à quantidade de vale-transporte utilizada. Se o colaborador faltou ao trabalho, por exemplo, o desconto será proporcional aos dias trabalhados.
Exemplo: se o colaborador receber metade do salário por faltas injustificadas, o desconto do vale-transporte será sobre o valor recebido, e não sobre o salário integral..
Uma gestão adequada do vale-transporte envolve atenção ao crédito e ao desconto. A empresa deve garantir que o crédito seja adequado e que o desconto seja feito corretamente, evitando problemas trabalhistas.
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CONCLUSÃO
A gestão do vale-transporte pode gerar economia para a empresa e evitar riscos trabalhistas. Isso se aplica à escolha do benefício pelo colaborador, à gestão dos créditos e ao desconto na remuneração.
Além de gerir o benefício, a empresa também precisa ter registros confiáveis da opção pelo vale-transporte, do compromisso de utilização, dos saldos e dos relatórios de uso. O Tribunal Superior do Trabalho entende que a empresa deve comprovar o cumprimento da legislação em caso de ações trabalhistas ou fiscalização administrativa.
Gestão inteligente do vale-transporte, auxílio para evitar riscos trabalhistas e garantir a correta aplicação da legislação, você agora já sabe, é na Motiva Benefícios.
Vem falar com a gente!
Artigo Fonte criado por Thiago Rigotto, assessor jurídico Motivers da Santos & Rigotto Advogados.